Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo spravuje vaše údaje

eprspain.com provozuje společnost ONBOARDING, S.L., španělská společnost s ručením omezeným (sociedad de responsabilidad limitada) s daňovým identifikačním číslem (NIF) B26924142 se sídlem Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. je správcem osobních údajů pro tento web a pro služby poskytované jeho prostřednictvím, v souladu s obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů a španělským organickým zákonem 3/2018 (LOPDGDD).

S jakoukoli žádostí nebo otázkou k ochraně soukromí napište na [email protected] nebo na sídlo uvedené výše.

2. Rozsah tohoto oznámení

Toto oznámení se vztahuje na eprspain.com, formuláře pro nabídky a onboarding, klientský portál, podporu a služby EPR a španělského NIF, které poskytujeme. Weby třetích stran odkazované z tohoto webu mají vlastní oznámení o ochraně soukromí.

3. Údaje, které shromažďujeme

• Dotazy a nabídky: jméno, pracovní e-mail, společnost, web, země nebo státní příslušnost, prodávané produkty, zprávy a vstupy pro nabídku.
• Klientské účty a poskytování služeb: přihlašovací e-mail, údaje o společnosti a zástupcích, dokumenty KYB a totožnosti, podepsané dokumenty, záznamy o souladu, zprávy podpory, faktury a stav platby. Stripe zpracovává údaje o kartě; úplná čísla karet neukládáme.
• Technické a bezpečnostní údaje: IP adresa, informace o prohlížeči a zařízení, požadovaná URL, časová razítka, záznamy relací a bezpečnostní logy.
• AI asistent: pokud jej použijete, otázka, poslední konverzace, zvolený jazyk a aktuální stránka jsou odeslány společnosti Anthropic za účelem vygenerování odpovědi. Do asistenta nezadávejte doklady totožnosti, platební údaje ani jiné citlivé informace.
• Volitelné měřicí údaje: pouze po souhlasu, pseudonymní identifikátory prohlížeče nebo cookies, zobrazené stránky, referrer, identifikátory kampaní a kliknutí na reklamu, jazyk, interakce a typ a hodnota konverze. Pole formulářů a kontaktní údaje jsou z těchto událostí vyloučeny.

4. Proč údaje používáme a právní základy

• Odpovídání na dotazy, příprava nabídek a provedení kroků požadovaných před smlouvou: předsmluvní kroky a náš oprávněný zájem odpovídat na obchodní dotazy.
• Vytváření účtů, ověřování klientů, poskytování služeb EPR nebo NIF, zpracování podpisů a plateb a poskytování podpory: plnění smlouvy a dodržování právních povinností.
• Ochrana služby, prevence podvodů, vedení auditních záznamů a uplatňování nebo obrana právních nároků: naše oprávněné zájmy a případně právní povinnosti.
• Spouštění volitelné analytiky v prohlížeči a měření reklamních konverzí: souhlas. Odmítnutí nemá vliv na přístup k webu nebo službě.
• Zlepšování portálu pomocí omezených, pseudonymních serverových produktových událostí: náš oprávněný zájem na údržbě a zlepšování služby. Tyto události vylučují jména, e-maily, volný text a obsah dokumentů.

5. Cookies a volitelné měření

Nezbytné úložiště udržuje web bezpečný, pamatuje si váš jazyk a zaznamenává vaši volbu soukromí. Pokud zvolíte „Přijmout vše“, mohou běžet Google Analytics, měření konverzí Google Ads a PostHog v prohlížeči. Personalizace reklamy a remarketing jsou vypnuté. Pokud zvolíte „Pouze nezbytné“, tyto volitelné nástroje prohlížeče se nenačtou.

Souhlas můžete kdykoli odvolat nebo udělit pomocí „Nastavení cookies“ v patičce. Odvolání zastaví volitelné měření v prohlížeči, odstraní známé volitelné first-party identifikátory z tohoto prohlížeče a neovlivní zpracování, které proběhlo před odvoláním.

Google vysvětluje, jak zpracovává informace přijaté z webů a aplikací používajících jeho služby: Odpovědnost Google za firemní data.

6. Kdo údaje přijímá

Zpřístupňujeme pouze údaje potřebné pro každý účel. Podle použité funkce mezi příjemce patří:

• Hetzner pro hosting v EU a ukládání dokumentů; Cloudflare pro doručování obsahu a zabezpečení sítě; a naše infrastruktura workflow n8n a CRM hostovaná v EU.
• Náš poskytovatel e-mailové rozesílky, Stripe pro platby, Yousign pro elektronické podpisy a Mistral AI pro asistovanou extrakci dokumentů.
• Anthropic, když používáte AI asistenta.
• PostHog EU pro produktovou analytiku a, pouze po souhlasu v prohlížeči, Addingwell a Google Ireland Limited pro Google Analytics a měření konverzí Google Ads.
• Španělské úřady, registry EPR, kolektivní systémy, odborní poradci, pojišťovny, soudy nebo regulátoři, pokud je to potřeba k poskytnutí služby, dodržení zákona nebo ochraně práv.

Osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme. Poskytovatelé služeb jednají podle smluvních povinností mlčenlivosti a ochrany údajů.

7. Mezinárodní předávání

ONBOARDING, S.L. je usazena ve Španělsku, v rámci Evropské unie, takže vaše údaje zůstávají pod obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů. Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud je to nutné, spoléháme na rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo schválené smluvní záruky, jako jsou standardní smluvní doložky Evropské komise. Můžete nás kontaktovat pro informace o zárukách vztahujících se na vaše údaje.

8. Jak dlouho údaje uchováváme

• Dotazy a neúspěšné nabídky: až 3 roky po posledním významném kontaktu.
• Údaje o účtu a autentizaci: po dobu existence účtu a obvykle 1 rok po uzavření.
• Klientské, KYB, mandátní, podpisové a compliance záznamy: po dobu zakázky a obvykle 5 let poté, pokud není delší doba vyžadována kvůli sporu nebo zákonu.
• Faktury a účetní záznamy: až 10 let, pokud je to vyžadováno pro daňovou a účetní shodu.
• Rutinní technické a bezpečnostní logy: obvykle nejvýše 90 dní, pokud nejsou potřeba k vyšetření incidentu nebo právního nároku.
• Údaje o událostech Google Analytics: až 14 měsíců. Doby trvání identifikátorů prohlížeče jsou uvedeny v tabulce cookies výše.
• Konverzace s AI asistentem se v naší aplikaci neukládají jako historie konverzace; poskytovatel může údaje žádosti uchovat po omezenou dobu stanovenou v našich podmínkách služby s ním.
• Anonymní metadata odpovědí asistenta (bez IP adresy, relace, účtu, otázky či odpovědi) uchováváme nejvýše 90 dní.

9. Vaše práva

Podle použitelného práva můžete požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení nebo přenositelnost svých osobních údajů, vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech a kdykoli odvolat souhlas. Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu. Kontaktujte nás na [email protected]; před vyřízením žádosti možná budeme muset ověřit vaši totožnost.

Neděláme rozhodnutí s právními nebo podobně významnými účinky výhradně automatizovanými prostředky.

Můžete podat stížnost u Španělského úřadu pro ochranu osobních údajů, našeho vedoucího dozorového úřadu, nebo u úřadu pro ochranu osobních údajů v zemi, kde žijete nebo pracujete:

• Španělský úřad pro ochranu osobních údajů (AEPD)
• Úřady pro ochranu údajů v EU

10. Bezpečnost

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, včetně šifrovaných připojení, kontrol přístupu, chráněného ukládání dokumentů, logování, záloh a omezeného přístupu zaměstnanců. Žádná internetová služba nemůže zaručit absolutní bezpečnost; kontaktujte nás prosím okamžitě, pokud se domníváte, že vaše údaje nebo účet byly kompromitovány.

11. Změny tohoto oznámení

Toto oznámení můžeme aktualizovat, když se změní naše služby, poskytovatelé nebo právní povinnosti. Datum nahoře označuje aktuální verzi. Poskytneme další oznámení, pokud změna podstatně ovlivní, jak používáme osobní údaje.