Privacybeleid

1. Wie uw gegevens beheert

eprspain.com wordt geëxploiteerd door ONBOARDING, S.L., een Spaanse besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (sociedad de responsabilidad limitada) met fiscaal identificatienummer (NIF) B26924142 en statutaire zetel te Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en voor de daaraan gekoppelde diensten, op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de Spaanse Organieke Wet 3/2018 (LOPDGDD).

Voor privacyverzoeken of vragen kunt u mailen naar [email protected] of schrijven naar de hierboven vermelde maatschappelijke zetel.

2. Reikwijdte van deze kennisgeving

Deze kennisgeving geldt voor eprspain.com, offerte- en onboardingformulieren, het klantportaal, supportcommunicatie en de EPR- en Spaanse NIF-diensten die wij leveren. Websites van derden waarnaar vanaf deze site wordt gelinkt, hebben hun eigen privacyverklaringen.

3. Gegevens die wij verzamelen

• Aanvragen en offertes: naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, website, land of nationaliteit, verkochte producten, berichten en offerte-invoer.
• Klantaccounts en dienstverlening: login-e-mail, bedrijfs- en vertegenwoordigersgegevens, KYB- en identiteitsdocumenten, ondertekende documenten, compliancegegevens, supportberichten, facturen en betaalstatus. Stripe verwerkt kaartgegevens; wij bewaren geen volledige kaartnummers.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, browser- en apparaatinformatie, aangevraagde URL, tijdstempels, sessierecords en beveiligingslogs.
• AI-assistent: als u die gebruikt, worden de vraag, recente conversatie, gekozen taal en huidige pagina naar Anthropic gestuurd om een antwoord te genereren. Voer geen identiteitsdocumenten, betaalgegevens of andere gevoelige informatie in de assistent in.
• Optionele meetgegevens: alleen na toestemming, pseudonieme browser- of cookie-ID’s, bekeken pagina’s, verwijzer, campagne- en advertentieklik-ID’s, taal, interacties en conversietype en -waarde. Formuliervelden en contactgegevens worden uitgesloten van deze gebeurtenissen.

4. Waarom wij gegevens gebruiken en onze rechtsgronden

• Om aanvragen te beantwoorden, offertes voor te bereiden en gevraagde stappen vóór een contract te nemen: precontractuele stappen en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te beantwoorden.
• Om accounts aan te maken, klanten te verifiëren, EPR- of NIF-diensten te leveren, handtekeningen en betalingen te verwerken en support te bieden: uitvoering van een contract en naleving van wettelijke verplichtingen.
• Om de dienst te beschermen, fraude te voorkomen, auditrecords bij te houden en juridische claims vast te stellen of te verdedigen: onze gerechtvaardigde belangen en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen.
• Om optionele browseranalyse uit te voeren en advertentieconversies te meten: toestemming. Weigering heeft geen invloed op toegang tot de site of dienst.
• Om het portaal te verbeteren met beperkte, pseudonieme server-side productgebeurtenissen: ons gerechtvaardigd belang bij onderhoud en verbetering van de dienst. Deze gebeurtenissen sluiten namen, e-mailadressen, vrije tekst en documentinhoud uit.

5. Cookies en optionele meting

Essentiële opslag houdt de site veilig, onthoudt uw taal en registreert uw privacykeuze. Als u “Alles accepteren” kiest, kunnen Google Analytics, Google Ads-conversiemeting en browser-side PostHog draaien. Advertentiepersonalisatie en remarketing zijn uitgeschakeld. Als u “Alleen essentieel” kiest, worden deze optionele browsertools niet geladen.

U kunt toestemming op elk moment intrekken of geven via “Cookie-instellingen” in de footer. Intrekking stopt optionele browsermeting, verwijdert bekende optionele first-party-ID’s uit deze browser en heeft geen invloed op verwerking die vóór intrekking plaatsvond.

Google legt uit hoe het informatie verwerkt die wordt ontvangen van sites en apps die zijn diensten gebruiken: Google Business Data Responsibility.

6. Wie gegevens ontvangt

Wij geven alleen gegevens door die nodig zijn voor elk doel. Afhankelijk van de gebruikte functie zijn ontvangers onder meer:

• Hetzner voor EU-hosting en documentopslag; Cloudflare voor contentlevering en netwerkbeveiliging; en onze in de EU gehoste n8n workflow- en CRM-infrastructuur.
• Onze e-mailbezorgprovider, Stripe voor betalingen, Yousign voor elektronische handtekeningen en Mistral AI voor ondersteunde documentextractie.
• Anthropic wanneer u de AI-assistent gebruikt.
• PostHog EU voor productanalyse en, alleen na browsertoestemming, Addingwell en Google Ireland Limited voor Google Analytics en Google Ads-conversiemeting.
• Spaanse autoriteiten, EPR-registers, collectieve systemen, professionele adviseurs, verzekeraars, rechtbanken of toezichthouders wanneer dit nodig is om de dienst te leveren, aan de wet te voldoen of rechten te beschermen.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Dienstverleners handelen onder contractuele vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsverplichtingen.

7. Internationale doorgiften

ONBOARDING, S.L. is gevestigd in Spanje, binnen de Europese Unie, zodat uw gegevens onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU blijven vallen. Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer vereist, steunen wij op een adequaatheidsbesluit of op goedgekeurde contractuele waarborgen, zoals de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt contact met ons opnemen voor informatie over de waarborg die voor uw gegevens van toepassing is.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvragen en niet-succesvolle offertes: tot 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact.
• Account- en authenticatiegegevens: gedurende de levensduur van het account en normaal 1 jaar na sluiting.
• Klant-, KYB-, mandaat-, handtekening- en compliancerecords: gedurende de opdracht en normaal 5 jaar daarna, tenzij een langere periode nodig is voor een geschil of wettelijk vereist is.
• Facturen en boekhoudrecords: tot 10 jaar waar vereist voor fiscale en boekhoudkundige naleving.
• Routinematige technische en beveiligingslogs: normaal niet langer dan 90 dagen, tenzij nodig om een incident of juridische claim te onderzoeken.
• Google Analytics-gebeurtenisgegevens: tot 14 maanden. De duur van browser-ID’s staat in de cookietabel hierboven.
• Gesprekken met de AI-assistent worden in onze applicatie niet opgeslagen als gespreksgeschiedenis; de leverancier kan verzoekgegevens bewaren gedurende de beperkte periode die in onze servicevoorwaarden met hem is vastgelegd.
• Anonieme metadata over antwoorden van de assistent (zonder IP-adres, sessie, account, vraag of antwoord) worden maximaal 90 dagen bewaard.

9. Uw rechten

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen en toestemming op elk moment intrekken. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Neem contact op via [email protected]; wij moeten mogelijk uw identiteit verifiëren voordat wij op een verzoek handelen.

Wij nemen geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen uitsluitend via geautomatiseerde middelen.

U kunt een klacht indienen bij het Spaanse gegevensbeschermingsagentschap, onze leidinggevende toezichthoudende autoriteit, of bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar u woont of werkt:

• Spaans gegevensbeschermingsagentschap (AEPD)
• EU-gegevensbeschermingsautoriteiten

10. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische waarborgen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangscontroles, beschermde documentopslag, logging, back-ups en beperkte personeelstoegang. Geen enkele internetdienst kan absolute beveiliging garanderen; neem onmiddellijk contact met ons op als u denkt dat uw gegevens of account zijn gecompromitteerd.

11. Wijzigingen in deze kennisgeving

Wij kunnen deze kennisgeving bijwerken wanneer onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De datum bovenaan identificeert de huidige versie. Wij geven aanvullende kennisgeving wanneer een wijziging wezenlijk beïnvloedt hoe wij persoonsgegevens gebruiken.