Politika tal-Privatezza

1. Min jikkontrolla d-data tiegħek

eprspain.com huwa operat minn ONBOARDING, S.L., kumpanija b'responsabbiltà limitata Spanjola (sociedad de responsabilidad limitada) b'numru ta' identifikazzjoni tat-taxxa (NIF) B26924142 u b'uffiċċju rreġistrat f'Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. huwa l-kontrollur tad-data għal dan is-sit web u għas-servizzi pprovduti permezz tiegħu, taħt ir-Regolament Ġenerali tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data u l-Liġi Organika Spanjola 3/2018 (LOPDGDD).

Għal kwalunkwe talba jew mistoqsija dwar il-privatezza, ibgħat email lil [email protected] jew ikteb lill-uffiċċju rreġistrat muri hawn fuq.

2. Kamp ta’ applikazzjoni ta’ dan l-avviż

Dan l-avviż ikopri eprspain.com, il-formoli tal-kwotazzjonijiet u tal-onboarding, il-portal tal-klijenti, il-komunikazzjonijiet ta’ appoġġ, u s-servizzi EPR u NIF Spanjol li nipprovdu. Siti web ta’ partijiet terzi marbuta minn dan is-sit għandhom l-avviżi tal-privatezza tagħhom stess.

3. Data li niġbru

• Mistoqsijiet u kwotazzjonijiet: isem, email tax-xogħol, kumpanija, sit web, pajjiż jew nazzjonalità, prodotti mibjugħa, messaġġi u dettalji tal-kwotazzjoni.
• Kontijiet tal-klijenti u twassil tas-servizz: email tal-login, dettalji tal-kumpanija u tar-rappreżentant, dokumenti KYB u tal-identità, dokumenti ffirmati, rekords ta’ konformità, messaġġi ta’ appoġġ, fatturi u status tal-ħlas. Stripe tipproċessa d-dettalji tal-karta; aħna ma naħżnux numri sħaħ tal-karti.
• Data teknika u ta’ sigurtà: indirizz IP, informazzjoni dwar il-browser u l-apparat, URL mitlub, timestamps, rekords tas-sessjoni u logs tas-sigurtà.
• Assistent AI: jekk tużah, il-mistoqsija, il-konversazzjoni reċenti, il-lingwa magħżula u l-paġna kurrenti jintbagħtu lil Anthropic biex jiġi ġġenerat tweġiba. Daħħalx dokumenti tal-identità, dettalji tal-ħlas jew informazzjoni sensittiva oħra fl-assistent.
• Data fakultattiva tal-kejl: wara kunsens biss, identifikaturi psewdonimi tal-browser jew tal-cookies, paġni li dehru, referrer, identifikaturi ta’ kampanja u click ta’ reklam, locale, interazzjonijiet, u tip u valur ta’ konverżjoni. L-oqsma tal-formoli u d-dettalji ta’ kuntatt huma esklużi minn dawn l-avvenimenti.

4. Għaliex nużaw id-data u l-bażijiet legali tagħna

• Biex inwieġbu mistoqsijiet, nippreparaw kwotazzjonijiet u nieħdu passi mitluba qabel kuntratt: passi qabel id-dħul f’kuntratt u l-interessi leġittimi tagħna li nwieġbu mistoqsijiet kummerċjali.
• Biex noħolqu kontijiet, nivverifikaw klijenti, nwasslu servizzi EPR jew NIF, nipproċessaw firem u ħlasijiet, u nipprovdu appoġġ: eżekuzzjoni ta’ kuntratt u konformità ma’ obbligi legali.
• Biex nipproteġu s-servizz, nipprevjenu frodi, inżommu rekords ta’ awditjar u nistabbilixxu jew niddefendu pretensjonijiet legali: l-interessi leġittimi tagħna u, fejn applikabbli, obbligi legali.
• Biex inħaddmu analitika fakultattiva tal-browser u nkejlu konverżjonijiet ta’ reklamar: kunsens. Ir-rifjut ma jaffettwax l-aċċess għas-sit jew għas-servizz.
• Biex intejbu l-portal billi nużaw avvenimenti limitati u psewdonimi tal-prodott min-naħa tas-server: l-interess leġittimu tagħna li nżommu u ntejbu s-servizz. Dawn l-avvenimenti jeskludu ismijiet, indirizzi tal-email, test liberu u kontenut ta’ dokumenti.

5. Cookies u kejl fakultattiv

Ħażna essenzjali żżomm is-sit sigur, tiftakar il-lingwa tiegħek u tirreġistra l-għażla tal-privatezza tiegħek. Jekk tagħżel “Aċċetta kollox”, Google Analytics, kejl ta’ konverżjoni Google Ads u PostHog min-naħa tal-browser jistgħu jaħdmu. Il-personalizzazzjoni tar-reklami u r-remarketing huma diżattivati. Jekk tagħżel “Essenzjali biss”, dawn l-għodod fakultattivi tal-browser ma jitgħabbewx.

Tista’ tirtira jew tagħti kunsens fi kwalunkwe ħin billi tuża “Settings tal-cookies” fil-footer. L-irtirar iwaqqaf il-kejl fakultattiv fil-browser, ineħħi identifikaturi fakultattivi magħrufa tal-ewwel parti minn dan il-browser, u ma jaffettwax ipproċessar li seħħ qabel l-irtirar.

Google tispjega kif tipproċessa informazzjoni li tirċievi minn siti u apps li jużaw is-servizzi tagħha: Responsabbiltà ta’ Google għad-Data tan-Negozju.

6. Min jirċievi data

Aħna niżvelaw biss id-data meħtieġa għal kull għan. Skont il-karatteristika użata, ir-riċevituri jinkludu:

• Hetzner għall-hosting u l-ħażna ta’ dokumenti fl-UE; Cloudflare għat-twassil tal-kontenut u s-sigurtà tan-netwerk; u l-infrastruttura n8n workflow u CRM tagħna ospitata fl-UE.
• Il-fornitur tagħna tat-twassil tal-email, Stripe għall-ħlasijiet, Yousign għall-firem elettroniċi, u Mistral AI għall-estrazzjoni assistita ta’ dokumenti.
• Anthropic meta tuża l-assistent AI.
• PostHog EU għall-analitika tal-prodott u, biss wara kunsens fil-browser, Addingwell u Google Ireland Limited għal Google Analytics u kejl ta’ konverżjoni Google Ads.
• Awtoritajiet Spanjoli, reġistri EPR, skemi kollettivi, konsulenti professjonali, assiguraturi, qrati jew regolaturi meta jkun meħtieġ biex nipprovdu s-servizz, nikkonformaw mal-liġi jew nipproteġu drittijiet legali.

Ma nbigħux u ma nikrux data personali. Il-fornituri tas-servizz jaġixxu taħt obbligi kuntrattwali ta’ kunfidenzjalità u protezzjoni tad-data.

7. Trasferimenti internazzjonali

ONBOARDING, S.L. hija stabbilita fi Spanja, fl-Unjoni Ewropea, u għalhekk id-data tiegħek tibqa' taħt ir-Regolament Ġenerali tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data. Xi fornituri jistgħu jipproċessaw id-data barra ż-Żona Ekonomika Ewropea. Fejn meħtieġ, nistrieħu fuq deċiżjoni ta' adegwatezza jew salvagwardji kuntrattwali approvati, bħall-Klawżoli Kuntrattwali Standard tal-Kummissjoni Ewropea. Tista' tikkuntattjana għal informazzjoni dwar is-salvagwardja applikabbli għad-data tiegħek.

8. Kemm indumu nżommu data

• Mistoqsijiet u kwotazzjonijiet mhux b’suċċess: sa 3 snin wara l-aħħar kuntatt sinifikanti.
• Data tal-kont u tal-awtentikazzjoni: għall-ħajja tal-kont u normalment sena wara l-għeluq.
• Rekords tal-klijent, KYB, mandat, firma u konformità: għat-tul tal-impenn u normalment 5 snin wara, sakemm perjodu itwal ma jkunx meħtieġ għal tilwima jew bil-liġi.
• Fatturi u rekords tal-kontabilità: sa 10 snin fejn meħtieġ għal konformità tat-taxxa u tal-kontabilità.
• Logs tekniċi u ta’ sigurtà ta’ rutina: normalment mhux aktar minn 90 jum, sakemm ma jkunux meħtieġa biex jiġi investigat inċident jew pretensjoni legali.
• Data fil-livell ta’ avveniment ta’ Google Analytics: sa 14-il xahar. It-tulijiet tal-identifikaturi tal-browser huma elenkati fit-tabella tal-cookies hawn fuq.
• Il-konversazzjonijiet tal-assistent AI ma jiġux salvati bħala storja ta’ konversazzjoni fl-applikazzjoni tagħna; il-fornitur jista’ jżomm data tat-talbiet għall-perjodu limitat stabbilit fit-termini tas-servizz tagħna miegħu.
• Il-metadejta anonima tat-tweġibiet tal-assistent (mingħajr indirizz IP, sessjoni, kont, mistoqsija jew tweġiba) tinżamm sa 90 jum.

9. Id-drittijiet tiegħek

Skont il-liġi li tapplika, tista’ titlob aċċess, korrezzjoni, tħassir, restrizzjoni jew portabbiltà tad-data personali tiegħek, toġġezzjona għal ipproċessar ibbażat fuq interessi leġittimi, u tirtira l-kunsens fi kwalunkwe ħin. Għandek ukoll id-dritt li tressaq ilment quddiem awtorità superviżorja. Ikkuntattjana fuq [email protected]; jista’ jkun li jkollna nivverifikaw l-identità tiegħek qabel naġixxu fuq talba.

Ma nieħdux deċiżjonijiet b’effetti legali jew b’effetti sinifikanti simili b’mezzi kompletament awtomatizzati biss.

Tista' tressaq ilment lill-Aġenzija Spanjola għall-Protezzjoni tad-Data, l-awtorità superviżorja ewlenija tagħna, jew lill-awtorità tal-protezzjoni tad-data tal-pajjiż fejn tgħix jew taħdem:

• Aġenzija Spanjola għall-Protezzjoni tad-Data (AEPD)
• Awtoritajiet tal-protezzjoni tad-data tal-UE

10. Sigurtà

Nużaw salvagwardji tekniċi u organizzattivi proporzjonati, inklużi konnessjonijiet encrypted, kontrolli ta’ aċċess, ħażna protetta tad-dokumenti, logging, backups u aċċess ristrett tal-persunal. L-ebda servizz tal-internet ma jista’ jiggarantixxi sigurtà assoluta; jekk jogħġbok ikkuntattjana minnufih jekk temmen li d-data jew il-kont tiegħek ġie kompromess.

11. Bidliet f’dan l-avviż

Nistgħu naġġornaw dan l-avviż meta jinbidlu s-servizzi, il-fornituri jew l-obbligi legali tagħna. Id-data fil-parti ta’ fuq tidentifika l-verżjoni kurrenti. Se nipprovdu avviż addizzjonali fejn bidla taffettwa b’mod materjali kif nużaw data personali.