Integritetspolicy

1. Vem kontrollerar dina uppgifter

eprspain.com drivs av ONBOARDING, S.L., ett spanskt aktiebolag med begränsat ansvar (sociedad de responsabilidad limitada) med skatteregistreringsnummer (NIF) B26924142 och säte på Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. är personuppgiftsansvarig för denna webbplats och för de tjänster som tillhandahålls via den, i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning och den spanska organiska lagen 3/2018 (LOPDGDD).

För alla integritetsfrågor eller begäranden, mejla [email protected] eller skriv till den registrerade adressen som visas ovan.

2. Omfattningen av detta meddelande

Detta meddelande omfattar eprspain.com, offert- och onboardingformulär, kundportalen, supportkommunikation samt de EPR- och spanska NIF-tjänster vi tillhandahåller. Tredjepartswebbplatser som länkas från denna webbplats har egna integritetsmeddelanden.

3. Uppgifter vi samlar in

• Förfrågningar och offerter: namn, arbetsmejl, företag, webbplats, land eller nationalitet, sålda produkter, meddelanden och offertuppgifter.
• Kundkonton och tjänsteleverans: inloggningsmejl, företags- och representantuppgifter, KYB- och identitetshandlingar, signerade dokument, efterlevnadsregister, supportmeddelanden, fakturor och betalningsstatus. Stripe behandlar kortuppgifter; vi lagrar inte fullständiga kortnummer.
• Tekniska och säkerhetsuppgifter: IP-adress, webbläsar- och enhetsinformation, begärd URL, tidsstämplar, sessionsposter och säkerhetsloggar.
• AI-assistent: om du använder den skickas frågan, den senaste konversationen, valt språk och aktuell sida till Anthropic för att generera ett svar. Ange inte identitetshandlingar, betalningsuppgifter eller annan känslig information i assistenten.
• Valfria mätdata: endast efter samtycke, pseudonyma webbläsar- eller cookieidentifierare, visade sidor, hänvisare, kampanj- och annonsklickidentifierare, språk, interaktioner samt konverteringstyp och värde. Formulärfält och kontaktuppgifter utesluts från dessa händelser.

4. Varför vi använder uppgifter och våra rättsliga grunder

• För att svara på förfrågningar, förbereda offerter och vidta steg som begärts före ett avtal: steg innan avtal ingås och vårt berättigade intresse av att svara på affärsförfrågningar.
• För att skapa konton, verifiera kunder, leverera EPR- eller NIF-tjänster, behandla signaturer och betalningar och ge support: fullgörande av avtal och efterlevnad av rättsliga skyldigheter.
• För att skydda tjänsten, förebygga bedrägerier, upprätthålla granskningsregister och fastställa eller försvara rättsliga anspråk: våra berättigade intressen och, där det är tillämpligt, rättsliga skyldigheter.
• För att köra valfri webbläsaranalys och mäta annonskonverteringar: samtycke. Vägran påverkar inte åtkomsten till webbplatsen eller tjänsten.
• För att förbättra portalen med begränsade, pseudonyma server-side produkthändelser: vårt berättigade intresse av att underhålla och förbättra tjänsten. Dessa händelser utesluter namn, e-postadresser, fritext och dokumentinnehåll.

5. Cookies och valfri mätning

Nödvändig lagring håller webbplatsen säker, minns ditt språk och registrerar ditt integritetsval. Om du väljer “Acceptera alla” kan Google Analytics, Google Ads-konverteringsmätning och webbläsarbaserad PostHog köras. Annonsanpassning och remarketing är avstängda. Om du väljer “Endast nödvändiga” laddas inte dessa valfria webbläsarverktyg.

Du kan dra tillbaka eller ge samtycke när som helst via “Cookieinställningar” i sidfoten. Återkallelse stoppar valfri webbläsarmätning, tar bort kända valfria first-party-identifierare från denna webbläsare och påverkar inte behandling som skedde före återkallelsen.

Google förklarar hur det behandlar information som tas emot från webbplatser och appar som använder dess tjänster: Google Business Data Responsibility.

6. Vem tar emot uppgifter

Vi lämnar endast ut de uppgifter som behövs för varje syfte. Beroende på vilken funktion som används omfattar mottagare:

• Hetzner för EU-hosting och dokumentlagring; Cloudflare för innehållsleverans och nätverkssäkerhet; samt vår EU-hostade n8n workflow- och CRM-infrastruktur.
• Vår e-postleverantör, Stripe för betalningar, Yousign för elektroniska signaturer och Mistral AI för assisterad dokumentextraktion.
• Anthropic när du använder AI-assistenten.
• PostHog EU för produktanalys och, endast efter webbläsarsamtycke, Addingwell och Google Ireland Limited för Google Analytics och Google Ads-konverteringsmätning.
• Spanska myndigheter, EPR-register, kollektiva system, professionella rådgivare, försäkringsgivare, domstolar eller tillsynsmyndigheter när det behövs för att tillhandahålla tjänsten, följa lagen eller skydda rättigheter.

Vi säljer eller hyr inte ut personuppgifter. Tjänsteleverantörer agerar enligt avtalsenliga sekretess- och dataskyddsskyldigheter.

7. Internationella överföringar

ONBOARDING, S.L. är etablerat i Spanien, inom Europeiska unionen, så dina uppgifter förblir under EU:s allmänna dataskyddsförordning. Vissa leverantörer kan behandla uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. När det krävs stödjer vi oss på ett beslut om adekvat skyddsnivå eller godkända avtalsmässiga skyddsåtgärder, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Du kan kontakta oss för information om den skyddsåtgärd som gäller för dina uppgifter.

8. Hur länge vi behåller uppgifter

• Förfrågningar och ej antagna offerter: upp till 3 år efter den senaste meningsfulla kontakten.
• Konto- och autentiseringsuppgifter: under kontots livstid och normalt 1 år efter stängning.
• Kund-, KYB-, mandat-, signatur- och efterlevnadsregister: under uppdraget och normalt 5 år därefter, om inte en längre period krävs för en tvist eller enligt lag.
• Fakturor och bokföringsregister: upp till 10 år där det krävs för skatte- och bokföringsefterlevnad.
• Rutinmässiga tekniska och säkerhetsloggar: normalt högst 90 dagar, om de inte behövs för att utreda en incident eller ett rättsligt anspråk.
• Google Analytics händelsedata: upp till 14 månader. Varaktigheter för webbläsaridentifierare anges i cookietabellen ovan.
• Samtal med AI-assistenten sparas inte som samtalshistorik i vår applikation; leverantören kan behålla begärandedata under den begränsade period som anges i våra tjänstevillkor med den.
• Anonym metadata om assistentens svar (utan IP-adress, session, konto, fråga eller svar) sparas i högst 90 dagar.

9. Dina rättigheter

Beroende på tillämplig lag kan du begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller portabilitet av dina personuppgifter, invända mot behandling baserad på berättigade intressen och när som helst återkalla samtycke. Du har också rätt att klaga till en tillsynsmyndighet. Kontakta oss på [email protected]; vi kan behöva verifiera din identitet innan vi agerar på en begäran.

Vi fattar inte beslut med rättsliga eller liknande betydande effekter enbart med automatiserade medel.

Du kan lämna in ett klagomål till den spanska dataskyddsmyndigheten, vår ledande tillsynsmyndighet, eller till dataskyddsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar:

• Spanska dataskyddsmyndigheten (AEPD)
• EU:s dataskyddsmyndigheter

10. Säkerhet

Vi använder proportionerliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder, inklusive krypterade anslutningar, åtkomstkontroller, skyddad dokumentlagring, loggning, säkerhetskopior och begränsad personalåtkomst. Ingen internettjänst kan garantera absolut säkerhet; kontakta oss omedelbart om du tror att dina uppgifter eller ditt konto har komprometterats.

11. Ändringar av detta meddelande

Vi kan uppdatera detta meddelande när våra tjänster, leverantörer eller rättsliga skyldigheter ändras. Datumet högst upp identifierar den aktuella versionen. Vi ger ytterligare meddelande när en ändring väsentligt påverkar hur vi använder personuppgifter.