Privatlivspolitik

1. Hvem kontrollerer dine data

eprspain.com drives af ONBOARDING, S.L., et spansk anpartsselskab (sociedad de responsabilidad limitada) med skatteidentifikationsnummer (NIF) B26924142 og hjemsted på Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. er dataansvarlig for dette website og for de tjenester, der leveres via det, i henhold til EU’s generelle databeskyttelsesforordning og den spanske organiske lov 3/2018 (LOPDGDD).

For enhver privatlivsanmodning eller spørgsmål kan du skrive til [email protected] eller til den registrerede adresse vist ovenfor.

2. Omfanget af denne meddelelse

Denne meddelelse dækker eprspain.com, tilbuds- og onboardingformularer, kundeportalen, supportkommunikation og de EPR- og spanske NIF-tjenester, vi leverer. Tredjepartswebsites, der linkes til fra dette site, har deres egne privatlivsmeddelelser.

3. Data vi indsamler

• Henvendelser og tilbud: navn, arbejdsmail, virksomhed, website, land eller nationalitet, solgte produkter, beskeder og tilbudsinput.
• Kundekonti og levering af tjenester: login-e-mail, virksomheds- og repræsentantoplysninger, KYB- og identitetsdokumenter, underskrevne dokumenter, complianceoptegnelser, supportbeskeder, fakturaer og betalingsstatus. Stripe behandler kortoplysninger; vi gemmer ikke fulde kortnumre.
• Tekniske og sikkerhedsdata: IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, anmodet URL, tidsstempler, sessionsoptegnelser og sikkerhedslogs.
• AI-assistent: Hvis du bruger den, sendes spørgsmålet, den seneste samtale, det valgte sprog og den aktuelle side til Anthropic for at generere et svar. Indtast ikke identitetsdokumenter, betalingsoplysninger eller andre følsomme oplysninger i assistenten.
• Valgfri måledata: kun efter samtykke, pseudonyme browser- eller cookieidentifikatorer, viste sider, henviser, kampagne- og annonceklikidentifikatorer, sprog, interaktioner samt konverteringstype og -værdi. Formularfelter og kontaktoplysninger er udelukket fra disse hændelser.

4. Hvorfor vi bruger data og vores retsgrundlag

• For at besvare henvendelser, udarbejde tilbud og tage skridt, der er anmodet om før en kontrakt: skridt forud for indgåelse af kontrakt og vores legitime interesse i at besvare erhvervsmæssige henvendelser.
• For at oprette konti, verificere kunder, levere EPR- eller NIF-tjenester, behandle underskrifter og betalinger og yde support: opfyldelse af kontrakt og overholdelse af retlige forpligtelser.
• For at beskytte tjenesten, forebygge svig, føre revisionsspor og fastlægge eller forsvare retskrav: vores legitime interesser og, hvor relevant, retlige forpligtelser.
• For at køre valgfri browseranalyse og måle annoncekonverteringer: samtykke. Afslag påvirker ikke adgangen til websitet eller tjenesten.
• For at forbedre portalen ved hjælp af begrænsede, pseudonyme server-side produktbegivenheder: vores legitime interesse i at vedligeholde og forbedre tjenesten. Disse begivenheder udelukker navne, e-mailadresser, fritekst og dokumentindhold.

5. Cookies og valgfri måling

Nødvendig lagring holder websitet sikkert, husker dit sprog og registrerer dit privatlivsvalg. Hvis du vælger “Accepter alle”, kan Google Analytics, Google Ads-konverteringsmåling og browser-side PostHog køre. Annoncepersonalisering og remarketing er deaktiveret. Hvis du vælger “Kun nødvendige”, indlæses disse valgfrie browserværktøjer ikke.

Du kan til enhver tid trække eller give samtykke via “Cookieindstillinger” i footeren. Tilbagetrækning stopper valgfri browsermåling, fjerner kendte valgfrie first-party-identifikatorer fra denne browser og påvirker ikke behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

Google forklarer, hvordan det behandler oplysninger modtaget fra websites og apps, der bruger dets tjenester: Google Business Data Responsibility.

6. Hvem modtager data

Vi videregiver kun de data, der er nødvendige for hvert formål. Afhængigt af den anvendte funktion omfatter modtagere:

• Hetzner til EU-hosting og dokumentlagring; Cloudflare til indholdslevering og netværkssikkerhed; og vores EU-hostede n8n workflow- og CRM-infrastruktur.
• Vores e-mailleverandør, Stripe til betalinger, Yousign til elektroniske underskrifter og Mistral AI til assisteret dokumentudtræk.
• Anthropic, når du bruger AI-assistenten.
• PostHog EU til produktanalyse og, kun efter browsersamtykke, Addingwell og Google Ireland Limited til Google Analytics og Google Ads-konverteringsmåling.
• Spanske myndigheder, EPR-registre, kollektive ordninger, professionelle rådgivere, forsikringsselskaber, domstole eller tilsynsmyndigheder, når det er nødvendigt for at levere tjenesten, overholde loven eller beskytte rettigheder.

Vi sælger eller udlejer ikke personoplysninger. Tjenesteudbydere handler under kontraktlige fortroligheds- og databeskyttelsesforpligtelser.

7. Internationale overførsler

ONBOARDING, S.L. er etableret i Spanien, inden for Den Europæiske Union, så dine data forbliver under EU’s generelle databeskyttelsesforordning. Nogle udbydere kan behandle data uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Hvor det kræves, støtter vi os på en tilstrækkelighedsafgørelse eller godkendte kontraktlige garantier, såsom Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Du kan kontakte os for oplysninger om den garanti, der gælder for dine data.

8. Hvor længe vi opbevarer data

• Henvendelser og ikke-gennemførte tilbud: op til 3 år efter den sidste meningsfulde kontakt.
• Konto- og autentifikationsdata: i kontoens levetid og normalt 1 år efter lukning.
• Kunde-, KYB-, mandat-, underskrifts- og complianceoptegnelser: under engagementet og normalt 5 år derefter, medmindre en længere periode kræves på grund af en tvist eller ved lov.
• Fakturaer og regnskabsoptegnelser: op til 10 år, hvor det kræves for skatte- og regnskabsoverholdelse.
• Rutinemæssige tekniske og sikkerhedslogs: normalt højst 90 dage, medmindre de er nødvendige for at undersøge en hændelse eller et retskrav.
• Google Analytics-hændelsesdata: op til 14 måneder. Varigheder for browseridentifikatorer står i cookietabellen ovenfor.
• Samtaler med AI-assistenten gemmes ikke som samtalehistorik i vores applikation; udbyderen kan opbevare anmodningsdata i den begrænsede periode, der fremgår af vores servicevilkår med den.
• Anonyme metadata om assistentens svar (uden IP-adresse, session, konto, spørgsmål eller svar) opbevares i op til 90 dage.

9. Dine rettigheder

Afhængigt af den gældende lov kan du anmode om adgang, rettelse, sletning, begrænsning eller portabilitet af dine personoplysninger, gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser og trække samtykke tilbage når som helst. Du har også ret til at klage til en tilsynsmyndighed. Kontakt os på [email protected]; vi kan være nødt til at bekræfte din identitet, før vi handler på en anmodning.

Vi træffer ikke beslutninger med juridiske eller tilsvarende væsentlige virkninger udelukkende ved automatiserede midler.

Du kan indgive en klage til det spanske databeskyttelsesagentur, vores ledende tilsynsmyndighed, eller til databeskyttelsesmyndigheden i det land, hvor du bor eller arbejder:

• Det spanske databeskyttelsesagentur (AEPD)
• EU-databeskyttelsesmyndigheder

10. Sikkerhed

Vi bruger forholdsmæssige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder krypterede forbindelser, adgangskontrol, beskyttet dokumentlagring, logning, backups og begrænset personaleadgang. Ingen internettjeneste kan garantere absolut sikkerhed; kontakt os straks, hvis du mener, at dine data eller din konto er blevet kompromitteret.

11. Ændringer af denne meddelelse

Vi kan opdatere denne meddelelse, når vores tjenester, udbydere eller retlige forpligtelser ændrer sig. Datoen øverst identificerer den aktuelle version. Vi giver yderligere meddelelse, hvor en ændring væsentligt påvirker, hvordan vi bruger personoplysninger.