Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

eprspain.com est exploité par ONBOARDING, S.L., une société à responsabilité limitée de droit espagnol (sociedad de responsabilidad limitada) portant le numéro d’identification fiscale (NIF) B26924142, dont le siège social est à Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. est le responsable du traitement pour ce site et pour les services qui y sont proposés, en application du Règlement général sur la protection des données de l’UE et de la Loi organique espagnole 3/2018 (LOPDGDD).

Pour toute question ou demande concernant vos données, écrivez à [email protected] ou au siège social indiqué ci-dessus.

2. Champ d’application

Cette politique couvre eprspain.com, les formulaires de devis et d’onboarding, le portail client, les échanges avec le support ainsi que les services REP et de NIF espagnol que nous fournissons. Les sites tiers accessibles depuis ce site disposent de leur propre politique de confidentialité.

3. Données que nous collectons

• Demandes et devis : nom, e-mail professionnel, entreprise, site web, pays ou nationalité, produits vendus, messages et éléments du devis.
• Comptes clients et exécution du service : e-mail de connexion, informations sur l’entreprise et ses représentants, documents KYB et d’identité, documents signés, dossiers de conformité, échanges avec le support, factures et statut des paiements. Stripe traite les données de carte ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, navigateur et appareil, URL demandée, horodatages, sessions et journaux de sécurité.
• Assistant IA : si vous l’utilisez, la question, les échanges récents, la langue sélectionnée et la page en cours sont transmis à Anthropic pour produire une réponse. Ne saisissez aucun document d’identité, moyen de paiement ou autre donnée sensible dans l’assistant.
• Mesure facultative : uniquement après consentement, identifiants pseudonymes du navigateur ou des cookies, pages consultées, provenance, campagne et identifiants de clic publicitaire, langue, interactions ainsi que type et valeur de conversion. Les champs des formulaires et coordonnées sont exclus de ces événements.

4. Finalités et bases juridiques

• Répondre aux demandes, préparer des devis et effectuer les démarches demandées avant un contrat : mesures précontractuelles et intérêt légitime à répondre aux demandes professionnelles.
• Créer les comptes, vérifier les clients, fournir les services REP ou NIF, gérer les signatures, paiements et le support : exécution du contrat et respect de nos obligations légales.
• Sécuriser le service, prévenir la fraude, conserver une piste d’audit et constater, exercer ou défendre des droits : intérêts légitimes et, le cas échéant, obligations légales.
• Utiliser la mesure d’audience facultative dans le navigateur et mesurer les conversions publicitaires : consentement. Un refus n’affecte pas l’accès au site ou au service.
• Améliorer le portail à partir d’événements produit limités, pseudonymes et envoyés côté serveur : intérêt légitime à maintenir et améliorer le service. Ces événements excluent noms, e-mails, textes libres et contenus des documents.

5. Cookies et mesure facultative

Les stockages essentiels sécurisent le site, mémorisent votre langue et enregistrent votre choix de confidentialité. Si vous sélectionnez « Tout accepter », Google Analytics, la mesure des conversions Google Ads et PostHog côté navigateur peuvent fonctionner. La personnalisation publicitaire et le remarketing sont désactivés. Si vous sélectionnez « Essentiels uniquement », ces outils facultatifs ne sont pas chargés dans le navigateur.

Vous pouvez accorder ou retirer votre consentement à tout moment via « Paramètres des cookies » dans le pied de page. Le retrait arrête la mesure facultative dans le navigateur, supprime de ce navigateur les identifiants facultatifs first-party connus et n’affecte pas les traitements antérieurs au retrait.

Google explique comment sont traitées les informations reçues des sites et applications utilisant ses services : Responsabilité de Google relative aux données professionnelles.

6. Destinataires des données

Nous ne communiquons que les données nécessaires à chaque finalité. Selon les fonctionnalités utilisées, les destinataires sont :

• Hetzner pour l’hébergement et le stockage des documents dans l’UE ; Cloudflare pour la diffusion et la sécurité réseau ; ainsi que notre infrastructure n8n de workflows et CRM hébergée dans l’UE.
• Notre prestataire d’envoi d’e-mails, Stripe pour les paiements, Yousign pour la signature électronique et Mistral AI pour l’extraction assistée des documents.
• Anthropic lorsque vous utilisez l’assistant IA.
• PostHog EU pour l’analyse produit et, uniquement après consentement dans le navigateur, Addingwell et Google Ireland Limited pour Google Analytics et la mesure des conversions Google Ads.
• Les autorités espagnoles, registres REP, éco-organismes, conseils professionnels, assureurs, tribunaux ou régulateurs lorsque cela est nécessaire pour fournir le service, respecter la loi ou protéger des droits.

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle. Les prestataires sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de protection des données.

7. Transferts internationaux

ONBOARDING, S.L. est établie en Espagne, au sein de l’Union européenne, de sorte que vos données restent régies par le Règlement général sur la protection des données de l’UE. Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque la loi l’exige, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation ou sur des garanties contractuelles approuvées, telles que les Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez nous contacter pour obtenir des informations sur la garantie applicable à vos données.

8. Durées de conservation

• Demandes et devis non acceptés : jusqu’à 3 ans après le dernier contact significatif.
• Compte et authentification : pendant la vie du compte et normalement 1 an après sa fermeture.
• Dossiers clients, KYB, mandats, signatures et conformité : pendant la mission et normalement 5 ans après sa fin, sauf durée supérieure nécessaire en cas de litige ou imposée par la loi.
• Factures et pièces comptables : jusqu’à 10 ans lorsque les règles fiscales et comptables l’exigent.
• Journaux techniques et de sécurité courants : normalement 90 jours maximum, sauf nécessité liée à un incident ou litige.
• Données événementielles Google Analytics : 14 mois maximum. Les durées des identifiants navigateur figurent dans le tableau des cookies ci-dessus.
• Les échanges avec l’assistant IA ne sont pas enregistrés comme historique de conversation dans notre application ; le prestataire peut conserver les données de la requête pendant la période limitée prévue par nos conditions de service avec lui.
• Les métadonnées anonymes des réponses de l’assistant (sans adresse IP, session, compte, question ni réponse) sont conservées 90 jours maximum.

9. Vos droits

Selon la législation applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez également saisir une autorité de contrôle. Contactez [email protected] ; nous pourrons devoir vérifier votre identité avant de traiter la demande.

Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques ou similaires sur la seule base d’un traitement automatisé.

Vous pouvez saisir l’Agence espagnole de protection des données, notre autorité de contrôle principale, ou l’autorité de protection des données du pays où vous vivez ou travaillez :

• Agence espagnole de protection des données (AEPD)
• Autorités de protection des données de l’UE

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles proportionnées, notamment des connexions chiffrées, des contrôles d’accès, un stockage protégé des documents, des journaux, des sauvegardes et un accès limité du personnel. Aucun service internet ne peut garantir une sécurité absolue ; contactez-nous immédiatement si vous pensez que vos données ou votre compte ont été compromis.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique lorsque nos services, prestataires ou obligations légales évoluent. La date indiquée en haut identifie la version en vigueur. Nous fournirons une information supplémentaire lorsqu’une modification affecte de manière importante l’utilisation des données personnelles.