Datenschutzerklärung

1. Wer Ihre Daten kontrolliert

eprspain.com wird von ONBOARDING, S.L. betrieben, einer spanischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sociedad de responsabilidad limitada) mit Steueridentifikationsnummer (NIF) B26924142 und Sitz in Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. ist der Verantwortliche für diese Website und für die über sie angebotenen Dienste, gemäß der Datenschutz-Grundverordnung der EU und dem spanischen Organgesetz 3/2018 (LOPDGDD).

Für Datenschutzanfragen oder Fragen schreiben Sie an [email protected] oder an den oben genannten eingetragenen Sitz.

2. Geltungsbereich dieses Hinweises

Dieser Hinweis gilt für eprspain.com, Angebots- und Onboarding-Formulare, das Kundenportal, Support-Kommunikation sowie die von uns bereitgestellten EPR- und spanischen NIF-Dienste. Verlinkte Websites Dritter haben eigene Datenschutzhinweise.

3. Daten, die wir erheben

• Anfragen und Angebote: Name, berufliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Website, Land oder Staatsangehörigkeit, verkaufte Produkte, Nachrichten und Angaben für Angebote.
• Kundenkonten und Leistungserbringung: Login-E-Mail, Unternehmens- und Vertreterdaten, KYB- und Identitätsdokumente, unterzeichnete Dokumente, Compliance-Unterlagen, Support-Nachrichten, Rechnungen und Zahlungsstatus. Stripe verarbeitet Kartendaten; wir speichern keine vollständigen Kartennummern.
• Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, angefragte URL, Zeitstempel, Sitzungsdatensätze und Sicherheitsprotokolle.
• KI-Assistent: Wenn Sie ihn verwenden, werden die Frage, die jüngste Unterhaltung, die ausgewählte Sprache und die aktuelle Seite an Anthropic gesendet, um eine Antwort zu erzeugen. Geben Sie im Assistenten keine Identitätsdokumente, Zahlungsdaten oder sonstigen sensiblen Informationen ein.
• Optionale Messdaten: nur nach Einwilligung, pseudonyme Browser- oder Cookie-Kennungen, aufgerufene Seiten, Referrer, Kampagnen- und Anzeigenklick-Kennungen, Sprache, Interaktionen sowie Conversion-Typ und -Wert. Formularfelder und Kontaktdaten sind von diesen Ereignissen ausgeschlossen.

4. Warum wir Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage

• Um Anfragen zu beantworten, Angebote vorzubereiten und vorvertraglich gewünschte Schritte auszuführen: vorvertragliche Maßnahmen und unser berechtigtes Interesse, geschäftliche Anfragen zu beantworten.
• Um Konten zu erstellen, Kunden zu verifizieren, EPR- oder NIF-Dienste zu erbringen, Signaturen und Zahlungen zu verarbeiten und Support bereitzustellen: Vertragserfüllung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
• Um den Dienst zu schützen, Betrug zu verhindern, Audit-Aufzeichnungen zu führen und Rechtsansprüche zu begründen oder abzuwehren: unsere berechtigten Interessen und, soweit anwendbar, gesetzliche Pflichten.
• Um optionale Browser-Analysen auszuführen und Werbe-Conversions zu messen: Einwilligung. Eine Ablehnung wirkt sich nicht auf den Zugang zur Website oder zum Dienst aus.
• Um das Portal mit begrenzten, pseudonymen serverseitigen Produkt-Ereignissen zu verbessern: unser berechtigtes Interesse, den Dienst zu warten und zu verbessern. Diese Ereignisse schließen Namen, E-Mail-Adressen, Freitext und Dokumentinhalte aus.

5. Cookies und optionale Messung

Essenzielle Speicherung hält die Website sicher, merkt sich Ihre Sprache und speichert Ihre Datenschutzauswahl. Wenn Sie „Alle akzeptieren“ wählen, können Google Analytics, Google-Ads-Conversion-Messung und browserseitiges PostHog laufen. Anzeigenpersonalisierung und Remarketing sind deaktiviert. Wenn Sie „Nur essenziell“ wählen, werden diese optionalen Browser-Tools nicht geladen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer erteilen oder widerrufen. Ein Widerruf stoppt die optionale Browser-Messung, entfernt bekannte optionale First-Party-Kennungen aus diesem Browser und betrifft keine Verarbeitung vor dem Widerruf.

Google erklärt, wie Informationen verarbeitet werden, die von Websites und Apps mit Google-Diensten empfangen werden: Google Business Data Responsibility.

6. Wer Daten erhält

Wir geben nur die Daten weiter, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Je nach genutzter Funktion gehören zu den Empfängern:

• Hetzner für EU-Hosting und Dokumentenspeicherung; Cloudflare für Inhaltsauslieferung und Netzwerksicherheit; sowie unsere in der EU gehostete n8n-Workflow- und CRM-Infrastruktur.
• Unser E-Mail-Versanddienstleister, Stripe für Zahlungen, Yousign für elektronische Signaturen und Mistral AI für unterstützte Dokumentenextraktion.
• Anthropic, wenn Sie den KI-Assistenten verwenden.
• PostHog EU für Produktanalysen und, nur nach Browser-Einwilligung, Addingwell und Google Ireland Limited für Google Analytics und Google-Ads-Conversion-Messung.
• Spanische Behörden, EPR-Register, kollektive Systeme, professionelle Berater, Versicherer, Gerichte oder Regulierungsbehörden, wenn dies erforderlich ist, um den Dienst zu erbringen, Gesetze einzuhalten oder Rechte zu schützen.

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten. Dienstleister handeln unter vertraglichen Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten.

7. Internationale Übermittlungen

ONBOARDING, S.L. ist in Spanien, innerhalb der Europäischen Union, niedergelassen, sodass Ihre Daten weiterhin der Datenschutz-Grundverordnung der EU unterliegen. Einige Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Sofern erforderlich, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder auf genehmigte vertragliche Garantien, wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Sie können uns kontaktieren, um Informationen über die für Ihre Daten geltende Garantie zu erhalten.

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Anfragen und nicht erfolgreiche Angebote: bis zu 3 Jahre nach dem letzten wesentlichen Kontakt.
• Konto- und Authentifizierungsdaten: für die Lebensdauer des Kontos und normalerweise 1 Jahr nach Schließung.
• Kunden-, KYB-, Mandats-, Signatur- und Compliance-Unterlagen: für die Dauer des Auftrags und normalerweise 5 Jahre danach, sofern kein längerer Zeitraum wegen eines Streits oder gesetzlich erforderlich ist.
• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: bis zu 10 Jahre, soweit für Steuer- und Buchhaltungspflichten erforderlich.
• Routinemäßige technische und Sicherheitsprotokolle: normalerweise höchstens 90 Tage, außer sie werden zur Untersuchung eines Vorfalls oder Rechtsanspruchs benötigt.
• Google-Analytics-Ereignisdaten: bis zu 14 Monate. Die Laufzeiten von Browser-Kennungen stehen in der Cookie-Tabelle oben.
• Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten werden in unserer Anwendung nicht als Gesprächsverlauf gespeichert; der Anbieter kann Anfragedaten für den begrenzten Zeitraum aufbewahren, der in unseren Dienstbedingungen mit ihm festgelegt ist.
• Anonyme Metadaten zu Assistentenantworten (ohne IP-Adresse, Sitzung, Konto, Frage oder Antwort) werden bis zu 90 Tage gespeichert.

9. Ihre Rechte

Je nach anwendbarem Recht können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen und Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Kontaktieren Sie uns unter [email protected]; wir müssen Ihre Identität möglicherweise prüfen, bevor wir eine Anfrage bearbeiten.

Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ausschließlich automatisiert.

Sie können sich bei der spanischen Datenschutzbehörde, unserer federführenden Aufsichtsbehörde, oder bei der Datenschutzbehörde des Landes, in dem Sie leben oder arbeiten, beschweren:

• Spanische Datenschutzbehörde (AEPD)
• EU-Datenschutzbehörden

10. Sicherheit

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, darunter verschlüsselte Verbindungen, Zugriffskontrollen, geschützte Dokumentenspeicherung, Protokollierung, Backups und eingeschränkten Mitarbeiterzugriff. Kein Internetdienst kann absolute Sicherheit garantieren; kontaktieren Sie uns bitte sofort, wenn Sie glauben, dass Ihre Daten oder Ihr Konto kompromittiert wurden.

11. Änderungen dieses Hinweises

Wir können diesen Hinweis aktualisieren, wenn sich unsere Dienste, Anbieter oder rechtlichen Pflichten ändern. Das Datum oben kennzeichnet die aktuelle Version. Wir informieren zusätzlich, wenn eine Änderung erheblich betrifft, wie wir personenbezogene Daten verwenden.