Polityka prywatności

1. Kto kontroluje Państwa dane

eprspain.com jest prowadzone przez ONBOARDING, S.L., hiszpańską spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sociedad de responsabilidad limitada) o numerze identyfikacji podatkowej (NIF) B26924142 z siedzibą pod adresem Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. jest administratorem danych osobowych tej strony i świadczonych za jej pośrednictwem usług, zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych UE oraz hiszpańską ustawą organiczną 3/2018 (LOPDGDD).

W sprawach prywatności prosimy pisać na [email protected] albo na adres siedziby wskazany powyżej.

2. Zakres tej informacji

Ta informacja obejmuje eprspain.com, formularze wyceny i onboardingu, portal klienta, komunikację wsparcia oraz świadczone przez nas usługi EPR i hiszpańskiego NIF. Strony internetowe osób trzecich linkowane z tej strony mają własne informacje o prywatności.

3. Dane, które zbieramy

• Zapytania i wyceny: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, firma, strona internetowa, kraj lub obywatelstwo, sprzedawane produkty, wiadomości i dane do wyceny.
• Konta klientów i realizacja usług: e-mail logowania, dane firmy i przedstawicieli, dokumenty KYB i tożsamości, podpisane dokumenty, rejestry zgodności, wiadomości wsparcia, faktury i status płatności. Stripe przetwarza dane kart; nie przechowujemy pełnych numerów kart.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, żądany URL, znaczniki czasu, zapisy sesji i logi bezpieczeństwa.
• Asystent AI: jeśli go używają Państwo, pytanie, ostatnia rozmowa, wybrany język i bieżąca strona są wysyłane do Anthropic w celu wygenerowania odpowiedzi. Nie należy wprowadzać do asystenta dokumentów tożsamości, danych płatniczych ani innych informacji wrażliwych.
• Opcjonalne dane pomiarowe: tylko po zgodzie, pseudonimowe identyfikatory przeglądarki lub cookie, wyświetlone strony, odsyłacz, identyfikatory kampanii i kliknięć reklamowych, język, interakcje oraz typ i wartość konwersji. Pola formularzy i dane kontaktowe są wyłączone z tych zdarzeń.

4. Dlaczego używamy danych i podstawy prawne

• Aby odpowiadać na zapytania, przygotowywać wyceny i wykonywać kroki żądane przed zawarciem umowy: działania przedumowne i nasz uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania biznesowe.
• Aby tworzyć konta, weryfikować klientów, świadczyć usługi EPR lub NIF, obsługiwać podpisy i płatności oraz zapewniać wsparcie: wykonanie umowy i spełnienie obowiązków prawnych.
• Aby chronić usługę, zapobiegać oszustwom, utrzymywać rejestry audytowe oraz ustalać lub bronić roszczeń prawnych: nasze uzasadnione interesy oraz, gdy ma to zastosowanie, obowiązki prawne.
• Aby uruchamiać opcjonalną analitykę w przeglądarce i mierzyć konwersje reklamowe: zgoda. Odmowa nie wpływa na dostęp do strony ani usługi.
• Aby ulepszać portal za pomocą ograniczonych, pseudonimowych zdarzeń produktowych po stronie serwera: nasz uzasadniony interes w utrzymaniu i ulepszaniu usługi. Zdarzenia te wykluczają imiona i nazwiska, adresy e-mail, tekst swobodny i treści dokumentów.

5. Cookies i opcjonalny pomiar

Niezbędne przechowywanie utrzymuje bezpieczeństwo strony, pamięta wybrany język i zapisuje wybór prywatności. Jeśli wybiorą Państwo „Akceptuj wszystko”, mogą działać Google Analytics, pomiar konwersji Google Ads oraz PostHog po stronie przeglądarki. Personalizacja reklam i remarketing są wyłączone. Jeśli wybiorą Państwo „Tylko niezbędne”, te opcjonalne narzędzia przeglądarkowe nie są ładowane.

Zgodę można wycofać lub udzielić w dowolnym momencie za pomocą „Ustawień cookies” w stopce. Wycofanie zatrzymuje opcjonalny pomiar w przeglądarce, usuwa znane opcjonalne identyfikatory first-party z tej przeglądarki i nie wpływa na przetwarzanie dokonane przed wycofaniem.

Google wyjaśnia, jak przetwarza informacje otrzymywane z witryn i aplikacji używających jego usług: Odpowiedzialność Google za dane biznesowe.

6. Kto otrzymuje dane

Ujawniamy wyłącznie dane potrzebne do danego celu. W zależności od używanej funkcji odbiorcy obejmują:

• Hetzner do hostingu w UE i przechowywania dokumentów; Cloudflare do dostarczania treści i bezpieczeństwa sieci; oraz naszą infrastrukturę workflow n8n i CRM hostowaną w UE.
• Naszego dostawcę wysyłki e-mail, Stripe do płatności, Yousign do podpisów elektronicznych oraz Mistral AI do wspomaganej ekstrakcji dokumentów.
• Anthropic, gdy używają Państwo asystenta AI.
• PostHog EU do analityki produktu oraz, tylko po zgodzie w przeglądarce, Addingwell i Google Ireland Limited do Google Analytics i pomiaru konwersji Google Ads.
• Hiszpańskie organy, rejestry EPR, systemy zbiorowe, doradców zawodowych, ubezpieczycieli, sądy lub regulatorów, gdy jest to potrzebne do świadczenia usługi, przestrzegania prawa lub ochrony praw.

Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy danych osobowych. Dostawcy usług działają na podstawie umownych obowiązków poufności i ochrony danych.

7. Transfery międzynarodowe

ONBOARDING, S.L. ma siedzibę w Hiszpanii, w Unii Europejskiej, dlatego Twoje dane pozostają objęte Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych UE. Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W razie potrzeby opieramy się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub na zatwierdzonych zabezpieczeniach umownych, takich jak Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Możesz się z nami skontaktować, aby uzyskać informacje o zabezpieczeniu mającym zastosowanie do Twoich danych.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania i nieudane wyceny: do 3 lat po ostatnim znaczącym kontakcie.
• Dane konta i uwierzytelniania: przez okres istnienia konta i zwykle 1 rok po zamknięciu.
• Rejestry klienta, KYB, mandatu, podpisu i zgodności: przez czas zlecenia i zwykle 5 lat później, chyba że dłuższy okres jest wymagany z powodu sporu lub prawa.
• Faktury i dokumenty księgowe: do 10 lat, gdy jest to wymagane dla zgodności podatkowej i księgowej.
• Rutynowe logi techniczne i bezpieczeństwa: zwykle nie dłużej niż 90 dni, chyba że są potrzebne do zbadania incydentu lub roszczenia prawnego.
• Dane zdarzeń Google Analytics: do 14 miesięcy. Czasy trwania identyfikatorów przeglądarki są wskazane w tabeli cookies powyżej.
• Rozmowy z asystentem AI nie są zapisywane jako historia rozmów w naszej aplikacji; dostawca może przechowywać dane zapytania przez ograniczony okres określony w naszych warunkach świadczenia usługi z nim.
• Anonimowe metadane odpowiedzi asystenta (bez adresu IP, sesji, konta, pytania ani odpowiedzi) są przechowywane przez maksymalnie 90 dni.

9. Państwa prawa

W zależności od właściwego prawa mogą Państwo żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub przenoszenia danych osobowych, sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionych interesach i wycofać zgodę w dowolnym momencie. Mają Państwo również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. Prosimy kontaktować się pod adresem [email protected]; przed realizacją żądania możemy potrzebować zweryfikować Państwa tożsamość.

Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Możesz złożyć skargę do hiszpańskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych, naszego wiodącego organu nadzorczego, lub do organu ochrony danych kraju, w którym mieszkasz lub pracujesz:

• Hiszpański Urząd Ochrony Danych Osobowych (AEPD)
• Organy ochrony danych UE

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy proporcjonalne środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowane połączenia, kontrole dostępu, chronione przechowywanie dokumentów, logowanie, kopie zapasowe i ograniczony dostęp personelu. Żadna usługa internetowa nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa; prosimy natychmiast skontaktować się z nami, jeśli uważają Państwo, że dane lub konto zostały naruszone.

11. Zmiany tej informacji

Możemy aktualizować tę informację, gdy zmienią się nasze usługi, dostawcy lub obowiązki prawne. Data u góry wskazuje aktualną wersję. Przekażemy dodatkowe powiadomienie, gdy zmiana istotnie wpłynie na sposób używania danych osobowych.