Informativa sulla privacy

1. Chi controlla i tuoi dati

eprspain.com è gestito da ONBOARDING, S.L., una società a responsabilità limitata di diritto spagnolo (sociedad de responsabilidad limitada) con numero di identificazione fiscale (NIF) B26924142 e sede legale in Carrer Benet Cortada 55-59, local 6, 08174 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, Spain. ONBOARDING, S.L. è il titolare del trattamento dei dati per questo sito e per i servizi offerti tramite esso, ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE e della Legge organica spagnola 3/2018 (LOPDGDD).

Per qualsiasi richiesta o domanda sulla privacy, scrivi a [email protected] o all’indirizzo della sede legale indicato sopra.

2. Ambito di questa informativa

Questa informativa copre eprspain.com, i moduli di preventivo e onboarding, il portale clienti, le comunicazioni di supporto e i servizi EPR e NIF spagnolo che forniamo. I siti web di terzi collegati da questo sito hanno le proprie informative privacy.

3. Dati che raccogliamo

• Richieste e preventivi: nome, e-mail di lavoro, azienda, sito web, paese o nazionalità, prodotti venduti, messaggi e dati del preventivo.
• Account cliente e fornitura del servizio: e-mail di accesso, dati dell’azienda e dei rappresentanti, documenti KYB e di identità, documenti firmati, registri di conformità, messaggi di supporto, fatture e stato dei pagamenti. Stripe tratta i dati della carta; non conserviamo numeri completi di carta.
• Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, informazioni su browser e dispositivo, URL richiesta, timestamp, registri di sessione e log di sicurezza.
• Assistente IA: se lo usi, la domanda, la conversazione recente, la lingua selezionata e la pagina corrente vengono inviati ad Anthropic per generare una risposta. Non inserire documenti d’identità, dati di pagamento o altre informazioni sensibili nell’assistente.
• Dati di misurazione opzionali: solo dopo il consenso, identificatori pseudonimi del browser o dei cookie, pagine viste, referrer, identificatori di campagna e clic pubblicitario, lingua, interazioni e tipo e valore della conversione. Campi dei moduli e dati di contatto sono esclusi da questi eventi.

4. Perché usiamo i dati e basi giuridiche

• Rispondere alle richieste, preparare preventivi ed eseguire passaggi richiesti prima di un contratto: misure precontrattuali e nostro legittimo interesse a rispondere a richieste commerciali.
• Creare account, verificare clienti, fornire servizi EPR o NIF, gestire firme e pagamenti e offrire supporto: esecuzione di un contratto e adempimento di obblighi legali.
• Proteggere il servizio, prevenire frodi, mantenere registri di audit e accertare o difendere diritti legali: nostri legittimi interessi e, ove applicabile, obblighi legali.
• Eseguire analisi opzionali nel browser e misurare conversioni pubblicitarie: consenso. Il rifiuto non incide sull’accesso al sito o al servizio.
• Migliorare il portale usando eventi prodotto limitati, pseudonimi e lato server: nostro legittimo interesse a mantenere e migliorare il servizio. Questi eventi escludono nomi, e-mail, testo libero e contenuti dei documenti.

5. Cookie e misurazione opzionale

L’archiviazione essenziale mantiene sicuro il sito, ricorda la tua lingua e registra la scelta privacy. Se selezioni “Accetta tutto”, possono essere eseguiti Google Analytics, la misurazione delle conversioni Google Ads e PostHog lato browser. Personalizzazione pubblicitaria e remarketing sono disattivati. Se selezioni “Solo essenziali”, questi strumenti opzionali del browser non vengono caricati.

Puoi revocare o concedere il consenso in qualsiasi momento usando “Impostazioni cookie” nel footer. La revoca interrompe la misurazione opzionale nel browser, rimuove da questo browser gli identificatori opzionali first-party conosciuti e non incide sul trattamento avvenuto prima della revoca.

Google spiega come tratta le informazioni ricevute da siti e app che usano i suoi servizi: Responsabilità di Google sui dati aziendali.

6. Chi riceve i dati

Comunichiamo solo i dati necessari per ciascuna finalità. A seconda della funzione usata, i destinatari includono:

• Hetzner per hosting UE e archiviazione documenti; Cloudflare per distribuzione dei contenuti e sicurezza di rete; e la nostra infrastruttura n8n di workflow e CRM ospitata nell’UE.
• Il nostro fornitore di invio e-mail, Stripe per i pagamenti, Yousign per le firme elettroniche e Mistral AI per l’estrazione assistita dei documenti.
• Anthropic quando usi l’assistente IA.
• PostHog EU per analisi prodotto e, solo dopo consenso nel browser, Addingwell e Google Ireland Limited per Google Analytics e misurazione conversioni Google Ads.
• Autorità spagnole, registri EPR, sistemi collettivi, consulenti professionali, assicuratori, tribunali o autorità di regolazione quando necessario per fornire il servizio, rispettare la legge o proteggere diritti legali.

Non vendiamo né affittiamo dati personali. I fornitori agiscono in base a obblighi contrattuali di riservatezza e protezione dei dati.

7. Trasferimenti internazionali

ONBOARDING, S.L. è stabilita in Spagna, all’interno dell’Unione europea, per cui i suoi dati rimangono soggetti al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE. Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Ove richiesto, ci basiamo su una decisione di adeguatezza o su garanzie contrattuali approvate, come le Clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Può contattarci per informazioni sulla garanzia applicabile ai suoi dati.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Richieste e preventivi non conclusi: fino a 3 anni dall’ultimo contatto significativo.
• Dati account e autenticazione: per la durata dell’account e normalmente 1 anno dopo la chiusura.
• Registri cliente, KYB, mandato, firma e conformità: per la durata dell’incarico e normalmente 5 anni dopo, salvo periodo più lungo richiesto da una controversia o dalla legge.
• Fatture e registri contabili: fino a 10 anni quando richiesto per conformità fiscale e contabile.
• Log tecnici e di sicurezza ordinari: normalmente non oltre 90 giorni, salvo necessità di indagare un incidente o una pretesa legale.
• Dati evento Google Analytics: fino a 14 mesi. Le durate degli identificatori browser sono indicate nella tabella cookie sopra.
• Le conversazioni con l’assistente IA non sono salvate come cronologia conversazioni nella nostra applicazione; il fornitore può conservare i dati della richiesta per il periodo limitato previsto nei nostri termini di servizio con esso.
• I metadati anonimi delle risposte dell’assistente (senza indirizzo IP, sessione, account, domanda o risposta) sono conservati per un massimo di 90 giorni.

9. I tuoi diritti

A seconda della legge applicabile, puoi richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione o portabilità dei tuoi dati personali, opporti al trattamento basato su legittimi interessi e revocare il consenso in qualsiasi momento. Hai anche il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo. Contattaci a [email protected]; potremmo dover verificare la tua identità prima di agire su una richiesta.

Non prendiamo decisioni con effetti legali o analogamente significativi basate esclusivamente su mezzi automatizzati.

Può presentare un reclamo all’Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati, nostra autorità di controllo capofila, o all’autorità di protezione dei dati del paese in cui risiede o lavora:

• Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati (AEPD)
• Autorità di protezione dati dell’UE

10. Sicurezza

Usiamo misure tecniche e organizzative proporzionate, incluse connessioni cifrate, controlli di accesso, archiviazione protetta dei documenti, logging, backup e accesso limitato del personale. Nessun servizio internet può garantire sicurezza assoluta; contattaci immediatamente se ritieni che i tuoi dati o il tuo account siano stati compromessi.

11. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano i nostri servizi, fornitori o obblighi legali. La data in alto identifica la versione corrente. Forniremo un avviso aggiuntivo quando una modifica incide materialmente sul modo in cui usiamo dati personali.